Une révolution numérique silencieuse

En tant qu’officiers publics et ministériels, les notaires de France ont été autorisés à travailler depuis le début de la crise COVID.
MAIS dans le respect des règles sanitaires.

Ce « MAIS » a entraîné une véritable révolution numérique silencieuse pour notaires et collaborateurs, afin de vous permettre de réaliser vos actes en toute sécurité numérique et sans prendre de risques sanitaires.

Si plusieurs d’entre vous ont déjà signé avec un « stylet numérique », ou ont assisté à des signatures à distance, voilà un aperçu de ce qui a changé pendant les confinements.

1^er confinement = 1ère révolution : le télétravail

• Nos collaborateurs ont été autorisés à travailler dans des conditions sanitaires strictes.
• De ce fait, nous avons, en état d’urgence (36h), initié le télétravail (cette modalité de travail requiert en moyenne 6 mois en entreprise en « temps normal »).
• Sachant que nos réseaux sont sécurisés et que nos « plateformes » étaient surchargées des demandes de tous les offices de France,
• Sachant que certains de nos collaborateurs étaient peu ou pas équipés à domicile, ou avaient des contraintes familiales lourdes, etc…
• Nous avons réussi, lors du 1er confinement, à pouvoir assurer le travail de nos collaborateurs à hauteur de 50% environ. Les notaires étaient, eux, présents à 100% dans l’Office.

Aujourd’hui, certains de nos collaborateurs continuent à télé-travailler depuis leur domicile, dans des conditions tout à fait optimales.
L’objectif est de permettre un ratio de présences/distances permettant de ne pas faire prendre de risques sanitaires à nos collaborateurs.

Nous poursuivrons sans doute ce mode de travail à distance, car il permet à nos collaborateurs équipés de se concentrer davantage.
Toutefois nous ne souhaitons pas, sauf conditions à nouveau extrêmes, poursuivre à raison de plus d’1 à 2 jours par semaine « tournants ».

Pourquoi pas plus ?

Parce que l’esprit d’équipe auquel nous tenons, la réalité de nos pratiques et de notre communication interne, les risques psycho-sociaux que peuvent entraîner ces pratiques, et surtout votre satisfaction imposent que nous nous croisions tous régulièrement.

N’oublions pas que la signature d’un acte n’est que la partie émergée d’un gros iceberg. Tout le travail de collecte des données, de confection de l’acte, puis de formalités postérieures, constitue la grosse partie du travail de nos collaborateurs, une fois notre devoir de conseil et d’accompagnement apporté.

2^ème et 3^ème confinement : la révolution des actes à distance

Pendant les confinements, beaucoup de procurations ont été signées pour permettre d’aller jusqu’à la signature, hors votre présence. Cela a pu être frustrant mais a permis d’assurer le suivi sans vous faire prendre de risques sanitaires.

Que s’est-il passé ?

Au niveau des procurations

• soit avec vos procurations « classiques »
  • en étant seul notaire : nous annexons à l’acte, faisons signer un collaborateur en votre nom avant d’apposer notre signature. C’est la même procédure, numérisée, que celle de toujours.
  • en cas de « participation » avec un Confrère : Si nous sommes le notaire rédacteur, nous avons signé l’acte, avec l’accord du notaire participant, chacun ayant reçu les procurations de ses clients et les ayant communiquées à l’autre. Ces procurations sont annexées à l’acte électronique et vous êtes représentés par un collaborateur. C’est la solution déjà connue de la « signature en visioconférence » pour laquelle nous étions heureusement pré-équipés.
    Un nouvel outil, encore expérimental il y a peu, s’est généralisé et s’est avéré précieux : la signature « simultanée » des deux notaires représentant les parties, chacun dans son office, au vu des procurations de chaque partie, dument annexée. C’est le fameux acte à distance.
• soit avec des procurations sur support électronique »
  Autre nouveau mode de signature « à distance », nous pouvons maintenant vous inviter à signer votre procuration à distance, sur support électronique. Ce procédé, encore un peu lourd informatiquement, est toutefois très sûr et peu permettre d’éviter des déplacements.
  La signature de l’acte authentique électronique lui-même peut avoir lieu juste après.
  Cette procédure requière que la personne invitée, soit convenablement équipée informatiquement.

Au niveau de l’acte lui-même

• Nous avons maintenant la possibilité de vous faire signer directement sur notre ordinateur portable « nomade » (à votre domicile par exemple).
  Même si cette modalité devrait rester plus exceptionnelle puisque la règle demeure la signature au sein de l’Office, elle permet de pallier la difficulté de déplacement de certains d’entre vous en respectant toutes les mesures sanitaires.

Evidemment, certains actes ne peuvent être réalisés en combinant le « tout numérique ».
Nous étions d’ailleurs autorisés à recevoir ces actes spéciaux, tout au long des confinements, afin de maintenir le service public que nous assurons (ex : certains actes solennels – prêts hypothécaires, testaments authentiques, serments ce clôtures d’inventaires etc…)

Ces nouveautés, strictement réglementées au fur et à mesure de leurs apparitions, peuvent vous apparaître peu spectaculaires de l’extérieur, mais elles représentent une « prouesse technique » réalisée dans des conditions spéciales d’urgence.
Elle ne sont pas « parfaites » car nous rencontrons parfois, et certains de vous avec nous, des « bugs informatiques » qui peuvent être pénibles en signature.
Elles font cependant maintenant partie de notre et de votre quotidien, favorisent un acte vertueux écologiquement car « sans papier », et n’empêchent pas de vous délivrer la copie numérique ou sur papier de ce que vous signez.

Comme nos collaborateurs, nous vous guidons, en fonction de votre personnalité, de votre profil, de vos goûts, de telle ou telle réglementation particulière, vers le mode numérique ou « classique » qui convient le mieux.