Le service comptabilité dans un office notarial

Le service comptabilité dans un office notarial recouvre de nombreuses spécificités.

Le notaire étant un officier public, est garant des sommes versées par les clients, qu’il détient au travers de son service comptable.

La comptabilité notariale a la particularité d’être tenue au jour le jour contrairement à une comptabilité d’entreprise. Le Conseil Supérieur du Notariat nous impose une clôture comptable tous les jours avec l’édition d’un tableau de bord journalier.

Chaque jour, nous éditons aussi les différents relevés de Banque de la Caisse des Dépôts, (organisme financier imposé par la profession), ou apparaissent les sommes versées par les clients afin d’établir les reçus. En effet, avant chaque signature d’un acte, nous devons nous assurer que les fonds sont bien arrivés. C’est impératif et obligatoire : le Notaire ne peut pas faire signer l’acte aux clients sans avoir reçu l’intégralité des fonds.

Chaque matin, la formaliste (formalités postérieures des actes) nous transmet les actes signés la veille par les Notaires. En fonction de la nature de l’acte, nous saisissons les écritures comptables, établissons la facturation et réglons les sommes aux divers destinataires concernés, par virement.

Contrairement à l’idée reçue, lors de la facturation, le Notaire ne perçoit qu’une partie des frais demandés aux clients : il collecte des droits de mutation importants qui sont reversés à l’Etat par notre intermédiaire.

Une fois tous les dossiers traités, nous procédons à la clôture journalière, car il est impératif que les écritures comptables saisies correspondent à la date de l’acte authentique. Lors de cette clôture, nous éditons dans le même temps plusieurs tableaux indicateurs afin d’avoir une parfaite connaissance de la situation de l’Office.

Dans le notariat, chaque étude est inspectée une fois par an et de façon inopinée ce qui est une garantie de la bonne tenue des règles comptables qui doivent être appliquées dans notre métier.

Concernant les actes avec mutation de biens fonciers, après leur signature, ils sont envoyés de façon dématérialisée au Service de la Publicité Foncière afin de les publier au fichier actant le changement de propriétaires. Cette période de prise en charge par le « SPF », peut être longue et prendre plusieurs mois selon les vérifications qui sont effectuées. Dès le retour des actes, nous procédons à la clôture comptable du dossier. Cela implique la restitution de l’excédent de provisions des frais versés avant la signature, s’il y a lieu, et l’envoi au client des derniers documents liés à l’acte.

Mensuellement, la Chambre Départementale des Notaires nous demande de transmettre nos résultats de l’Office, afin de leur permettre de connaître la situation de chaque Notaire (cela peut alerter sur la santé d’un Office) mais aussi d’établir des statistiques.

Enfin, comme toute entreprise, des tâches courantes comme le rapprochement bancaire, les déclarations fiscales et sociales, TVA, sont à effectuer. A cela s’ajoute le règlement des factures fournisseurs.

Le service comptabilité, est un service charnière, et nécessite une formation spécifique, car il suit en chiffres le déroulement juridique de l’acte. Cela requiert une expertise de la taxe des actes, qui est aussi spécifique au notariat, et donc un contact avec les Notaires, les Assistants, les Rédacteurs, le service des Formalités. Le/la comptable collecte aussi des informations à caractère confidentiel concernant les clients, les chiffres de l’Office, les informations personnelles des collaborateurs.

Ce qui caractérise notre Office Notarial à MONTFORT–SUR-MEU, c’est notre esprit d’équipe, d’entraide, et l’écoute des Notaires.

Comment sommes-nous devenues comptables-caissier-taxateurs ?